پنج عددی که هر مطب باید هر ماه ببیند

شمارش ساده است: چند نفر در ماه آمدند. ولی دو خطا هست. اول، فقط جمع ماه را دیدن و روز و ساعت را نادیده گرفتن. اگر نقشهٔ ساعت‌های شلوغ نشان دهد چهارشنبه‌ها ظهر صف طولانی است و صبح شنبه‌ها خالی، راه‌حل افزایش بیمار نیست، بلکه جابه‌جایی نوبت‌هاست. دوم، مقایسهٔ ماه‌های ناهمسان؛ ماه تعطیلات را با ماه عادی نسنجید و بهتر است با همان ماه سال قبل بسنجید.

از هر ده نفری که معاینه شدند، چند نفر عینک را همان‌جا خریدند؟ (ده فقط مثال حسابی است.) این عدد رابطهٔ اپتومتریست و فروش را نشان می‌دهد. اگر پایین است، چند علت معمول دارد: نسخه تحویل بیمار می‌شود و فرصت دیدن فریم داده نمی‌شود، قیمت دیر گفته می‌شود، یا تنوع فریم کم است. یک مطب در شهر متوسط می‌تواند یک ماه به این بیندیشد که بعد از معاینه، بیمار چطور به بخش فروش هدایت می‌شود و فقط همین یک نقطه را بهبود دهد.

جمع فروش تقسیم بر تعداد فاکتور. اگر مراجعه ثابت است ولی فروش پایین آمده، اغلب میانگین فاکتور افت کرده، یعنی مردم ارزان‌تر می‌خرند یا لایه و خدمات اضافه نمی‌فروشید. در این‌جا فشار آوردن به بیمار راه‌حل نیست. بهتر است ببینید پیشنهاد مناسب (لایه، محافظ، عینک دوم، عدسی تماسی) به بیمارِ مناسب گفته می‌شود یا نه. فروش بر اساس فروشنده و دسته نشان می‌دهد تفاوت از کجاست.

چند درصد خریدارانتان دوباره برمی‌گردند؟ مطبی که هر ماه فقط بیمار تازه جذب می‌کند ولی بیمار قبلی برنمی‌گردد، مثل سطلی سوراخ است. این عدد در قسمت بعدی به‌تفصیل می‌آید. فعلاً یک پرسش ساده: از بیمارانی که ۱۲ ماه پیش معاینه شدند، چند نفر امسال آمدند؟

پولی که فروخته‌اید ولی هنوز نرسیده. دو جا معمولاً می‌خوابد: چک و قسط بیماران، و سهم بیمه‌ها. اگر مطالبات هر ماه بیشتر می‌شود، نقدینگی تنگ می‌شود حتی با فروش خوب. باید بدانید هر بیمه چقدر بدهکار است، قدیمی‌ترین مطالبه مال کی است و آخر ماه با سند تطبیق دارد یا نه.

یک مطب در یک شهر متوسط، سه نفره می‌نشینند: مدیر، منشی و مسئول فروش. ده دقیقه برای مراجعه و ساعت‌های شلوغ؛ ده دقیقه برای تبدیل معاینه به خرید و میانگین فاکتور؛ ده دقیقه برای بیمار برگشتی؛ ده دقیقه برای مطالبات؛ و بیست دقیقهٔ آخر فقط برای انتخاب یک اقدام و تعیین مسئول آن. قاعدهٔ طلایی: جلسه با تصمیم تمام شود، نه با گزارش. اگر عددی بد بود، اول علت را بپرسید (فصل؟ غیبت یک همکار؟ تغییر قفسه؟) و بعد اقدام کنید. و اگر عددی خوب بود، بپرسید چه کاری باعثش شد تا بتوانید تکرارش کنید.