امنیت دادهٔ بیمار، بی‌اغراق

یک مطب در یک شهر متوسط را تصور کنید که پرونده‌ها را در یک نرم‌افزار نگه می‌دارد و رمزش را همه می‌دانند. اگر منشی‌ای از مطب برود، آیا رمز تغییر می‌کند؟ اگر لپ‌تاپ گم شود چه؟ مسئولیت نخست با خود مرکز است: چه کسی چه چیزی را ببیند، چه کسی از مطب برود، چه کسی خروجی بگیرد. نرم‌افزار ابزار است؛ نظم اجرایی را مدیر می‌سازد.

یک قاعدهٔ ساده و شناخته‌شده می‌گوید:

• سه نسخه از اطلاعات مهم داشته باشید (اصلی و دو پشتیبان).
• در دو نوع محل مختلف (مثلاً سرور و یک حافظهٔ جدا).
• و یک نسخه در مکانی دور از محل اصلی.

دلیلش ساده است: اگر همهٔ نسخه‌ها کنار هم باشند، یک حادثه (آتش، سرقت، خرابی دیسک) همه را می‌برد. نکتهٔ مهم‌تر: پشتیبانی که هرگز بازیابی‌اش را امتحان نکرده‌اید، پشتیبان نیست، امید است. هر چند وقت یک بار بپرسید «اگر الان لازم شود، چطور و چقدر طول می‌کشد برگردانیم؟»

همه نباید همه‌چیز را ببینند. منشی برای نوبت‌دهی و پذیرش، اطلاعات مالی را لازم ندارد؛ عینک‌ساز برای ساخت عینک، جزئیات معاینه را لازم ندارد. اصل «کمترین دسترسی لازم» از نشت تصادفی و سوءاستفاده هر دو جلوگیری می‌کند. وقتی کسی از مرکز می‌رود، باید بتوانید دسترسی‌اش را همان لحظه ببندید. و اگر یک نفر تنها با یک شماره و کد تأیید وارد می‌شود، رمز مشترک و برگه‌های چسبانده روی مانیتور هم کم می‌شود.

• داده‌ها کجا نگه‌داری می‌شود (در کشور یا خارج) و چند بار پشتیبان گرفته می‌شود؟
• نسخهٔ پشتیبان فقط روی همان سرور اصلی است یا جای دیگری هم هست؟
• آیا نسخهٔ پشتیبان رمزنگاری می‌شود؟
• دادهٔ مراکز مختلف از هم جداست یا مخلوط؟
• نقش‌ها و سطح دسترسی چطور تنظیم می‌شود و چه کسی تغییرش می‌دهد؟
• اگر خواستم بروم، می‌توانم اطلاعاتم را خروجی بگیرم؟ (خروجی اکسل یک مثال است.)
• هر وعده‌ای مثل «کاملاً امن» یا «هرگز از دست نمی‌رود» را با شک بشنوید.

مدیر یک مطب در شهر متوسط هر فصل ده دقیقه وقت می‌گذارد: فهرست کاربران را باز می‌کند، می‌پرسد «این آدم هنوز در مرکز کار می‌کند؟» و اگر نه، دسترسی‌اش را می‌بندد. بعد نگاه می‌کند هر نقش چه منوهایی دارد و آیا هنوز لازم است. در آخر، یک خروجی از اطلاعات می‌گیرد و جای امن نگه می‌دارد. این کار ساده، بیشتر از هر ابزار پیچیده‌ای خطر را کم می‌کند، چون بیشتر مشکلات از سهل‌انگاری روزمره می‌آید، نه از حملهٔ فیلم‌وار.