ویدیو در آپارات (حدود ۸ دقیقه)ایدهٔ اصلی
قرارداد با یک بیمه یعنی بیمار بیشتر، ولی همیشه یعنی سود بیشتر نیست. هر بیمه تعرفه، سقف، سرعت تسویه و دردسر اداری مخصوص خودش را دارد. مطبی که فقط «تعداد بیمار بیمهای» را می‌شمارد، ممکن است بدون اینکه بداند، با بعضی قراردادها کار بی‌سود یا کم‌سود انجام دهد. این قسمت چهار پرسش را باز می‌کند: ترکیب بیمهها چیست، تسویه چقدر دیر میشود، سود واقعی هر قرارداد چقدر است و چطور آخر ماه حساب‌ها را بی‌دغدغه می‌بندیم.
۱ترکیب بیمهها
یک مطب در یک شهر متوسط را تصور کنید که با چند بیمه کار می‌کند. اگر ندانید سهم هر بیمه از فاکتورها چقدر است، وابستگی پنهان دارید: ممکن است بخش بزرگی از درآمدتان به یک بیمه گره خورده باشد. اگر آن بیمه تعرفه را عوض کند یا تسویه را عقب بیندازد، کل مطب تکان می‌خورد. پس اولین عدد: سهم هر بیمه از تعداد و از مبلغ فاکتورها، نه فقط از تعداد بیماران.
۲تسویهٔ دیرهنگام؛ هزینهٔ پنهان
پولی که ماهها بعد میرسد، همان پول امروز نیست. هر ماه تأخیر یعنی نقدینگی کمتر و در شرایط نوسان قیمت، قدرت خرید کمتر. دو سؤال برای هر بیمه:
- معمولاً چند ماه طول میکشد تا مطالبه پرداخت شود؟
- آیا بخشی از مطالبه به دلایل اداری رد یا کسر میشود؟
بدون ثبت دقیق نمی‌توان جواب داد. فهرست «چه چیزی، به کدام بیمه، با چه مبلغی، کی ارسال شد، چه مقدار رسید» ساده‌ترین ابزار مدیریتی است.
۳سود واقعی هر قرارداد
برای هر بیمه چهار جزء را کنار هم بگذارید: مبلغ دریافتی از بیمار، مبلغ دریافتی از بیمه، هزینهٔ کالا و خدمت، و هزینهٔ زمان و کار اداری (تکمیل مدارک، پیگیری). سپس نتیجه را با فروش آزاد مقایسه کنید. ممکن است بیمهای که کلی بیمار میآورد، پس از کسر هزینه‌ها سود کمی داشته باشد؛ و بیمهای کوچک ولی سریع‌الپرداخت، برای نقدینگی بهتر باشد. تصمیم هم لزوماً «قطع همکاری» نیست؛ گاهی تغییر شرایط کار است، مثلاً کالای گران‌تر را فقط با پرداخت مازاد بیمار عرضه کنید یا مدارک را کاملتر بفرستید تا کسر کمتر شود.
۴انضباط پایان ماه
مطب‌های منظم یک آیین ثابت دارند:
- فهرست همهٔ فاکتورهای هر بیمه در بازهٔ ماه.
- جمع مبلغ و تطبیق با مدارک ارسالی.
- ماندهٔ بدهی هر بیمه نسبت به ماه قبل.
- فهرست مواردی که رد یا ناقص شده‌اند و مسئول رفع آن‌ها.
- یک نسخهٔ چاپی یا ذخیره‌شده برای بایگانی.
این ساعت‌هایی که آخر ماه صرف میشود، در عمل حقوق ماه بعد را تضمین می‌کند. اگر کار را به آخر سال موکول کنید، خطاها روی هم تلنبار میشود و ردیابی غیرممکن.
چک‌لیست
۰ از ۶ انجام شدعلامتها فقط روی همین دستگاه می‌مانند.
اشتباه‌های رایج
- نگاه به تعداد بیمار به‌جای سود هر قرارداد.
- وابستگی زیاد به یک بیمه.
- ثبت دیرهنگام فاکتور بیمه و فراموش شدن مطالبه.
- نداشتن سابقهٔ کسورات و ردّها، پس از آن نمی‌توان با بیمه گفتگو کرد.
- بسته نشدن حساب آخر ماه تا ماه بعد.
+نمونهٔ جلسهٔ پایان ماه با بیمهها
مدیر مطب و منشی مسئول بیمه، اول ماه یک ساعت وقت می‌گذارند. برای هر بیمه پنج چیز ثبت میشود: مجموع فاکتورهای ماه، آنچه ارسال شد، آنچه پرداخت شد، آنچه رد یا کسر شد و ماندهٔ کل. اگر ماندهٔ یک بیمه ماه به ماه بالا می‌رود، آن بیمه در فهرست پیگیری می‌ماند و یک نفر مشخص با آن در تماس است. اگر کسورات تکراری به یک علت است (مثلاً نقص در یک مدرک)، علت در فرایند پذیرش اصلاح میشود تا هر ماه دوباره پیش نیاید. این رویکرد، دعوا با بیمه را کم می‌کند و گفتگو را مبتنی بر سند می‌کند.
نکتهٔ پایانی: صورت‌جلسهٔ کوتاه همین جلسه را نگه دارید؛ ماه بعد مقایسه با آن، بهترین مدرک پیشرفت است.
اپتوپلاس چطور کمک می‌کند
- بیمه روی فاکتور ثبت میشود.
- گزارش بیمه در هر بازهٔ دلخواه برای هر بیمه.
- ماندهٔ بدهی هر بیمه، برای تسویهٔ آخر ماه، با نسخهٔ چاپی.